“La firma digital brinda un componente de seguridad que el papel no tiene”

-¿Qué características tiene el proceso de digitalización en el que está actualmente la Universidad?

-Desde una perspectiva general, se trata de un proyecto amplio que podemos denominar “gobierno digital”, un proyecto en el que los funcionarios de la Universidad vienen trabajando desde hace más de dos años. El gobierno digital incluye muchos elementos, por ejemplo, el voto electrónico, algo que ya está implementado y consolidado. Ahora estamos avanzando hacia el expediente digital, una instancia que está cerca y que implica la eliminación del expediente en papel. En este momento estamos haciendo una experiencia piloto mediante el manejo de dos soportes a la vez, el físico y el digital. Ya hemos avanzado en organizar expedientes totalmente digitales, sin paralelo en el físico, con ciertos trámites muy simples como pedidos de aulas, por ejemplo.

-¿Qué es un expediente para la universidad y a quién beneficia este cambio?

-Un expediente es una serie concatenada de actos que hacen distintas personas, un procedimiento que se va siguiendo hasta que alguien (una autoridad) toma una decisión sobre lo que se pide. Generalmente se inicia en la Mesa de Entrada, se le coloca una carátula y un título. Ese pedido puede ser de un agente de la universidad (estudiante, docente o no docente) o alguien externo también. El pedido transita las oficinas y el expediente se va engrosando con hojas que va adosando cada instancia. Ese tránsito físico lo vamos a reemplazar por un tránsito virtual. La digitalización te permite aumentar la eficiencia, ya que la remisión es instantánea entre un edificio y otro, sobre todo en una universidad con distancias como las que manejamos nosotros. El ahorro de tiempo en el circuito administrativo es considerable, de esta manera prestás un mejor servicio.

-Y para garantizar ese circuito, ¿necesitan la firma digital?

-Exacto. Cada oficina, en vez de sumar una hoja va a adjuntar un archivo digitalmente firmado. Todo el sistema va dejando constancia de la oficina por la que pasa, incluso a qué hora. La firma digital brinda un componente de seguridad que el papel no tiene: no se puede cambiar una fecha u ocultar el lugar en el que el trámite se encuentra. Es seguridad y transparencia para la persona interesada, para los funcionarios y para la comunidad en general. Implica también democratizar la información porque derriba las distancias.

-¿Cómo se resuelve a nivel legal la seguridad de la firma digital?

-Hay una ley de firma digital [Ley 25.506 del año 2001] que enmarca el aspecto de la seguridad a nivel nacional. La Universidad se constituyó, a partir de esta normativa, en un organismo certificador que puede emitir firmas digitales token. Todos los funcionarios ya tienen sus dispositivos para empezar a firmar los documentos y los están usando en la prueba piloto. Por otra parte tenemos que sancionar nuestra propia normativa, apoyándonos en la ley nacional, que nos permita abandonar el expediente en papel y migrar al digital. Estamos en camino a ser la primer universidad nacional que tendría el expediente digital como único soporte.

-Usted habló de gobierno digital como un proceso más amplio. ¿Qué otros aspectos hay implicados?

-La prosecretaría TICs y la Secretaría Económico – Financiera están trabajando en el recibo digital, apoyados en la legislación que lo habilita. Pero cada Secretaría a su vez viene trabajando con la prosecretaría TICs y con la General en lo referido a gobierno digital. La Secretaría Académica, por ejemplo, está implementando los certificados para los alumnos, sumado a todo lo que ya vienen haciendo, como las inscripciones virtuales. A su vez, todos estos procesos tienen que ir, al mismo tiempo, certificando su calidad mediante IRAM.

-¿Contemplan problemas específicos para el desafío del gobierno digital?

-Hay dificultades, pero no veo ninguna como insuperable, por ejemplo a nivel normativo, porque si se mira hacia el costado somos pocos los que estamos tratando de avanzar. Entonces los problemas son los que puede tener cualquiera que es pionero en algo. Esas dudas se van superando a medida que demostrás que tu propuesta sirve, mejora y además facilita las tareas. Pero en definitiva es un proceso largo porque implica todo un cambio de mentalidad y será posible en la medida en que toda la administración pública, y a todo nivel, vaya en el mismo sentido.

“Entramos en un proceso de digitalización total”
El Prosecretario TIC cuenta el camino recorrido por la Universidad hasta llegar a esta instancia: “Lo más difícil es cambiar la forma histórica de hacer las cosas”. Y reconoce: “El miedo a lo nuevo se fue rápidamente”. El desafío futuro es reemplazar al papel en todos los procesos administrativos en que sea posible.

Para llevar adelante el proyecto de gobierno electrónico, la Universidad cuenta con el trabajo de la Prosecretaría de Tecnología de la Información y la Comunicación (TIC), un área en la que se desarrolla e implementa el software destinado a los procesos de digitalización. Desde allí también se administran, almacenan y gestionan todos los datos que necesita la universidad para funcionar, sobre una infraestructura tecnológica propia.
El responsable de la tarea es Hugo Ramón, quien plantea la transversalidad de las nuevas tecnologías: “Somos una herramienta que utilizan todas las demás áreas. Nuestra área está abajo, en el sentido de ‘soportar’ en la práctica a todos los demás procesos”.
El desafío de que todo funcione, y a toda hora, genera un compromiso particular. “TIC no cierra por vacaciones, y así estamos”, bromea.
Hugo Ramón destaca como un hito para el gobierno digital las elecciones que se llevaron a cabo en la Universidad en el año 2011 mediante el voto electrónico: “Automatizamos e hicimos transparente un proceso complejo, desde la generación de los padrones para los distintos claustros hasta el cálculo de los resultados de la elección”.
Ahora su área está inmersa en la implementación del expediente digital. “El área de sistemas desarrolló un software que se llama Dossier, destinado a registrar los movimientos de los expedientes”. En un primer momento, esos expedientes -que son los pedidos de cualquier tipo de trámite que se puede iniciar en una universidad- tuvieron un movimiento físico y uno virtual. “Ahora entramos en un proceso de digitalización total de las fojas”, explica el prosecretario.

-¿Eso significa que el expediente digital va a reemplazar definitivamente al papel?
-El objetivo final es reemplazar al papel en la mayor cantidad de procesos administrativos que sea posible. En este momento el sistema está en una etapa intermedia, se está trabajando en simultáneo. A partir de mayo, aproximadamente, todas las fojas van a estar firmadas digitalmente por la gente que participa en los expedientes.

-¿Cómo funciona la firma digital?
-Al iniciar el proceso se tiene un archivo, por ejemplo un PDF, que se asocia al expediente. El objetivo es que ese archivo tenga una firma, de manera que quien recepciona el documento tenga la posibilidad de estar seguro de que quien lo firmó sea quien dice ser y que además tenga la certeza de que, desde que se firmó, ese documento no sufrió ninguna alteración de contenido.
Para esto, la UNNOBA se constituyó como entidad de confianza ante la Oficina Nacional de Tecnologías de Información (ONTI) y ahora tiene la posibilidad de gestionar la generación de certificados digitales para que sus funcionarios puedan firmar digitalmente los documentos.
“Cuando tenés un documento firmado, al hacerle clic sobre el ícono de la firma podés ver los datos del certificado: quién te lo entregó, dónde trabaja, su correo, y si el contenido fue alterado después de haber sido firmado, es decir da completa seguridad”, dice Hugo Ramón.
En la firma digital se pueden leer todos esos datos porque “lo que interesa determinar es la identidad de quien lo firmó y que ese contenido no fue adulterado, es decir la integridad”.
Un dispositivo token es similar, si se lo mira desde afuera, a un pendrive. Se conecta a un puerto USB y permite firmar documentos. En su interior está grabado el certificado que le otorgó la ONTI a través de la Universidad, con una clave pública y una clave privada. La clave pública sirve para que otras personas puedan verificar la identidad. La clave privada sirve para encriptar e impactar la firma en un documento digital.
Para firmar el archivo hay que utilizar un software firmador, por ejemplo DigiSigner, que permite insertar una firma en un documento. En el dispositivo token está la identificación personal del funcionario firmante, quien antes de impactar la firma tiene que ingresar su contraseña.

-¿Qué desventajas o problemas plantea un proceso de digitalización de la información?
-Lo más difícil es cambiar la forma histórica de hacer las cosas. Pudimos enfrentar eso mediante dos dimensiones: la decisión política y la capacitación. El miedo a lo nuevo se fue rápidamente. Tuvimos tres o cuatro días complicados cuando empezamos con la foja digital, algunos usuarios descontentos también, pero eso cambió rápidamente cuando vieron las ventajas: inmediatez, disponibilidad y transparencia de la información, porque básicamente el gobierno electrónico apunta a la transparencia.

-A que nadie pueda decir “a mí no me llegó”.
-No se puede jugar mucho a las escondidas porque el expediente digital permite la disponibilidad inmediata de la información.

Software con el sello UNNOBA

La UNNOBA desarrolló una herramienta para firmas masivas de certificados que se utilizó en el último Congreso Argentino de Ciencias de la Computación, del que fue sede. Se firmaron más de 2.500 certificados mediante este software. Los asistentes al CACIC gestionaron sus pedidos en los puestos de voto electrónico, que fueron configurados para el congreso. Para el próximo CACIC, que se hace en San Luis, se le pidió a la UNNOBA esta herramienta para que pueda ser usada por la Universidad Nacional de San Luis (UNSL).